آیین نامه مربوط به امورات
انجمن خانواده های جانباختگان پرواز PS752
(موسسه)
بدینوسیله آیین نامه موسسه قانونی می گردد:

تعاریف
در کلیه موارد این آیین نامه و کلیه آیین نامه های دیگر موسسه، مگر آنکه در جایی دیگر مستقل از متن ذکر گردد:
"قانون" به کلیه آیین نامه ها، احکام، مقررات و کلیه ضمائم آتی اطلاق میگردد که براساس قانون موسسات غیر انتفاعی (Non-For-Profit) ماده S.C. ۲۰۰۹, c. ۲۳ مصوب سال ۲۰۰۹ کانادا تدوین گردیده است؛
"اساس نامه" به کلیه موارد قانونی جهت ثبت اصلی و اظهار شده و یا متعاقبا ضمیمه و ادغام گردیده بعلاوه موارد مندرج در سازماندهی و یا احیای مجدد موسسه اطلاق میگردد؛
"هیئت مدیره" یعنی هیئت مدیره موسسه و "مدیر" یعنی شخصی که عضو هیئت مدیره است؛
"جان باخته" یعنی فردی که در پرواز PS752 هواپیمایی اوکراین در ۸ ژانویه ۲۰۲۰ جان خود را ازدست داده است؛
"عضو خانواده" یعنی یکی از بستگان خونی و یا نسبی یک جان باخته و محدود به همسر، شریک زندگی، فرزند، والدین، برادر، خواهر، نوه، پدر بزرگ، مادر بزرگ، برادرزاده، خواهرزاده، عمو، دایی، عمه، خاله، و یا فرند عمو و عمه و دایی و خاله جان باخته؛
"خانواده جان باخته" به گروه کلیه افرادی که عضو خانواده یک جان باخته میباشند اطلاق میگردد؛
"آیین نامه" به این مورد و کلیه نظامنامه هایی که در آینده به آن الحاق می گردد و لازم الاجرا می باشد اطلاق میگردد؛
"مجمع عمومی" به گردهمایی سالانه و یا فوق العاده اعضای موسسه گفته میشود؛
"مجمع عمومی فوق العاده" به گردهمایی کلیه اعضا از هر کلاس که بطور فوق العاده جهت رای گیری اعضا برقرار می شود؛
"تصویب عادی" یعنی انتخاب گزینه پیشنهادی با اکثریت بیش از ۵۰٪ آرا؛
"لایحه پیشنهادی" یعنی کلیه پیشنهاداتی که توسط اعضای موسسه مطابق بخش ۱۶۳ قانون میباشد؛
"مقررات" یعنی کلیه مقررات و نظامنامه هایی که قانونا در هر زمان اظهار و یا الحاق میگردند؛
"تصویب ویژه" یعنی انتخاب گزینه پیشنهادی با اکثریت ۲/۳ آرا.

حدود
در تفسیر این اساسنامه کلمات مفرد بجای کلمات جمع و برعکس بکار میروند، همچنین کلمات با دلالت بر یک جنسیت شامل همه جنسیت ها می باشد، و "شخص" برای یک شخص حقیقی، شخصیت حقوقی، مشارکت، وکالت و یا دیگر سازمانها بکار میرود.
غیر از موارد فوق الذکر هرگونه کلمات و یا اصطلاح همان معنی را که در مفاد ذکر شده بکار رفته دارا میباشد.

مهر انجمن
موسسه مهری که در زمان مشخص به تایید هیئت مدیره رسیده باشد میتواند داشت. در صورت تایید مهر توسط هیئت مدیره، منشی موسسه مسئول حفظ و نگهداری مهر موسسه خواهد بود.

تنفیذ و حق امضا
کلیه اسناد ثبتی، اسناد مالی، احکام قانونی، مقررات و دیگر مراودات مکتوب که نیاز به تنفیذ قانونی داشته باشند می بایست توسط دو نفر از اعضای هیئت مدیره امضا گردند. علاوه بر آن هیئت مدیره مختار است در زمانهای مقرر شخص و یا اشخاصی را جهت تنفیذ یک سند خاص و یا نوعی از اسناد تعیین نماید. شخص تعیین شده جهت امضای سند مذکور میبایست در صورت وجود آن را به مهر موسسه ممهور نماید. هر فرد دارای حق امضا می بایست یک نسخه تایید شده از حکم تنفیذ، صورتجلسه و یا اساسنامه مذکور را در اختیار داشته باشد.

پایان سال مالی
پایان سال مالی موسسه ۳۱ دسامبر هر سال میباشد.

مراودات بانکی
کلیه مراودات بانکی موسسه با تایید، تصویب و منسوب نمودن هیئت مدیره در هر زمان میتواند توسط بانک، کارگزار، وکیل حقوقی و یا حقیقی که خدمات مورد نظر را در کانادا و یا هر نقطه دیگر انجام میدهد صورت پذیرد. کلیه مراودات و مراسلات بانکی می بایست به تایید دو عضو دارای حق امضا و یا اشخاص دیگر که توسط هیئت مدیره منصوب می گردد رسیده باشد. کلیه اعضای هیئت مدیره می بایست از کلیه مراودات و مراسلات بانکی و کلیه حسابهای بانکی موسسه مطلع شوند.

حدود اختیارات قرضی
کلیه اعضای هیئت مدیره موسسه با تصویب هیئت مدیره و بدون اخذ مجوز از مجمع در موارد ذیل اختیارات دارند:
الف. استقراض از حساب اعتباری موسسه؛
ب. افتتاح، افتتاح مجدد، فروش، ضمانت، وثیقه گذاردن هرگونه تسهیلات مرتبط موسسه؛
پ. تضامن به نفع موسسه؛ و
ت. اخذ تسهیلات، وثائق، ضمانت نامه یا هرگونه تعهد نامه ای که هر کدام از دارایی های ثابت، جاری و یا غیرجاری که در آینده به تملک موسسه در آینده را ضمانت نماید.

صورتهای مالی سالانه
موسسه می بایست طی یک آگهی رسمی به کلیه اعضای موسسه یک نسخه از صورتهای مالی سالانه مطابق بخش ۱۷۲(۱) از مفاد قانون صورتهای مالی سالانه را اعلام نموده و یا پیرو درخواست هر عضو در دفتر رسمی موسسه بدون دریافت هیچ گونه وجهی در اختیار قرار دهد. وفق قانون، بخش ۱۷۲(۱) موسسه ملزم به ارسال صورتهای مالی سالانه به کلیه اعضا نخواهد بود.

شرایط عضویت
مطابق مفاد مندرج دو کلاس A و B عضویت در انجمن وجود خواهد داشت. اعضای هیئت مدیره موسسه اختیارات پذیرش و یا عدم پذیرش یک عضو را بر عهده خواهند داشت. همچنین هیئت مدیره می تواند شرایط عضویت جدیدی را مصوب نمایند. شرایط پذیرش عضویت انجمن به قرار ذیل میباشد:
کلاس A
الف. عضویت دارای حق رای کلاس A به عضوی از اعضای خانواده ها اطلاق میگردد که پس از اقدام و تایید، بعنوان عضو دارای حق رای کلاس A موسسه مورد پذیرش قرار میگیرد.
ب. عضویت دارای حق رای کلاس A حداکثر به دو نفر از میان خانواده هر جان باخته اطلاق میگردد که مطابق خط مشی موسسه توسط اعضای هیئت مدیره تایید می شود.
پ. با درخواست خانواده جان باخته، یک فرد غیر از اعضای خانواده جان باخته نیز میتواند بعنوان عضو دارای حق رای کلاس A کاندید شود؛ در صورت پذیرش این عضویت توسط هیئت مدیره، این عضویت در قبال سهمیه جان باخته مذکور محسوب میگردد.
ت. عضویت دارای حق رای کلاس A یک ساله بوده و در صورت انطباق با خط مشی موسسه قابل تمدید خواهد بود.
ث. همانطور که در مفاد آیین نامه ذکر گردیده، هر یک از اعضای کلاس A حق دریافت دعوتنامه رسمی مجمع عمومی، شرکت در آن، و ثبت یک رای را خواهند داشت.


کلاس B
الف. عضویت بدون حق رای کلاس B به هر فردی اطلاق میگردد که پس از اقدام و تایید، بعنوان عضو بدون حق رای کلاس B موسسه مورد پذیرش قرار میگیرد.
ب. عضویت بدون حق رای کلاس B یک ساله بوده که در صورت انطباق با خط مشی موسسه قابل تمدید خواهد بود.
پ. هر یک از اعضای کلاس B حق دریافت دعوتنامه رسمی مجمع عمومی و شرکت در آن را خواهند داشت، ولیکن حق رای نخواهند داشت.
مطابق مفاد ۱۹۷(۱) (تغییرات بنیادی) قانون، اعمال هرگونه اصلاحیه در این بند از آیین نامه نیازمند تصویب ویژه اعضای موسسه خواهد بود چنانچه این اصلاحیه تاثیری روی حقوق عضویت داشته باشد و یا تاثیری بر شرایط مندرج در مفاد ۱۹۷(۱)(e)، (h)، (l) یا (m) قانون داشته باشد.

انتقال عضویت
هرگونه انتقال عضویت فقط میتواند به موسسه انتقال یابد. مطابق مفاد ۱۹۷(۱) (تغییرات بنیادی) قانون، اعمال هرگونه اصلاحیه مانند الحاق، تغییرات یا ابطال در این بند از آیین نامه نیازمند تصویب ویژه اعضای موسسه خواهد بود.

آگهی دعوت مجمع عمومی
آگهی مکان و زمان دعوت به مجمع عمومی به هر عضو دارای حق رای در جلسه طی شرایط ذیل تحویل میگردد:
الف. بوسیله ارسال و یا پست و یا تحویل شخصی به هر عضو دارای حق رای در مجمع عمومی در مدت زمان حداقل ۲۱ و حداکثر ۶۰ روز قبل از تشکیل مجمع؛ یا
ب. توسط تلفن و یا ارسال الکترونیک و یا هر وسیله ارتباطی به هر عضو دارای حق رای در مجمع عمومی در مدت زمان حداقل ۲۱ و حداکثر ۳۵ روز قبل از تشکیل مجمع.
مطابق مفاد ۱۹۷(۱) (تغییرات بنیادی) قانون، اعمال هرگونه اصلاحیه در آیین نامه در رابطه با تغییر در روش آگهی اعضای دارای حق رای برای شرکت در مجمع عمومی، نیازمند تصویب ویژه اعضای موسسه خواهد بود.

دعوت به تشکیل مجمع عمومی
مطابق مفاد ۱۶۷ در صورت درخواست کتبی بیش از ۱۰٪ از اعضای دارای حق رای، هیئت مدیره می بایست دعوت به تشکیل مجمع عمومی فوق العاده نماید. در صورتیکه در مدت ۴۵ روز پس از درخواست مذکور هیئت مدیره مجمع عمومی را تشکیل ندهد، هر یک از اعضای درخواست کننده می توانند راسا جهت تشکیل مجمع عمومی اقدام نماید.

رای گیری غایبین در مجمع اعضا
مطابق با مفاد (۱) ۱۷۱ قانون، عضوی که دارای حق رای در مجمع عمومی است میتواند آن را با استفاده از ابزارهای تلفنی، الکترونیکی و یا سایر وسایل ارتباطی انجام دهد. در صورتی که موسسه سیستمی داشته باشد که:
الف. به نحوی آرا را جمع آوری کند که تایید بعدی آن ممکن باشد؛ و
ب. آرای جمع آوری شده به نحوی به موسسه ارائه شوند که موسسه قادر به تشخیص چگونگی رای هیچ یک از اعضا نباشد.
مطابق با مفاد ۱۹۷(۱) (تغییرات اساسی) قانون، اعمال هرگونه اصلاحیه در آیین نامه در رابطه با تغییر در نحوه رای گیری از اعضای غایب در مجمع عمومی نیازمند تصویب ویژه اعضای موسسه خواهد بود.

حق عضویت
اعضا می بایست به صورت کتبی یا از طریق هر وسیله الکترونیکی از حق عضویت خود مطلع شوند. در صورت عدم پرداخت طی یک ماه، در تاریخ تمدید عضویت، این عضویت به صورت پیش فرض ابطال خواهد شد. علی رغم مفاد این بند، هیئت مدیره می تواند بنا به صلاحدید خود نسبت به معافیت مشروط هزینه حق عضویت برخی افراد اقدام کند.

ابطال عضویت
عضویت در موسسه بدین طریق خاتمه می یابد:
الف. فرد عضو فوت کند یا استعفا دهد؛
ب. فرد عضو اخراج شود یا عضویت وی مطابق مفاد اساسنامه و یا آیین نامه ابطال شود؛
پ. زمان عضویت وی منقضی شود؛ یا
ت. موسسه تحت این قانون منحل شود یا خاتمه یابد.

تاثیر خاتمه عضویت
طبق مفاد اساسنامه، بدنبال لغو عضویت، حقوق فرد عضو از جمله هرگونه حقی نسبت به موسسه، به صورت خودکار از بین خواهد رفت.

قوانین انضباطی اعضا
هیئت مدیره اختیار اعمال هرگونه تعلیق یا اخراج اعضا از موسسه به دلایل زیر را داراست:
الف. تخطی از هر یک از مفاد اساسنامه، آیین نامه و یا خط مشی موسسه؛
ب. هر اقدامی که هیئت مدیره به صلاحدید خود تشخیص دهد به زیان موسسه بوده است؛
ج. به هر دلیل دیگری که هیئت مدیره بنا به صلاحدید مطلق خویش تشخیص دهد منطقی و در راستای اهداف موسسه بوده است.
در شرایطی که هیئت مدیره تصمیم بگیرد که یک فرد می بایست از عضویت موسسه اخراج یا تعلیق شود، رئیس هیئت مدیره یا بازرسی که از سوی آن هیئت معین شده است می بایست ظرف مدت چهارده روز اطلاعیه ای کتبی که علت اخراج یا تعلیق فرد عضو در آن ذکر شده را به وی ارائه دهد. فرد عضو می تواند اظهارنامه ای مکتوب در پاسخ به اطلاعیه ای که دریافت کرده را طی مدت چهارده روز به هیئت مدیره یا بازرس منصوب آن تحویل دهد. در صورتی که هیچ گونه اظهارنامه ی کتبی به دست رئیس هیئت مدیره نرسد، وی یا بازرس منصوب می بایست فرد را از اخراج یا تعلیق از موسسه مطلع کنند. در صورت دریافت اظهارنامه ی کتبی مطابق با این بخش، هیئت مدیره در تصمیم گیری نهایی این اظهارنامه را لحاظ خواهد کرد و فرد عضو را ظرف مدت چهارده روز بعد از دریافت اظهارنامه وی، مطلع می نمایند. تصمیم هیئت مدیره برای فرد عضو در این مرحله لازم الاجرا و قطعی است و دیگر حق تجدیدنظر خواهی وجود ندارد.

پیشنهاد نامزدی در انتخابات هیئت مدیره در مجمع عمومی سالیانه
الف. فقط اعضای کلاس A برای نامزدی در انتخاب هیئت مدیره ذیصلاح هستند.
ب. هر عضو کلاس A می تواند در انتخاب هیئت مدیره کاندید شود، خواه توسط خود، او خواه توسط هر عضو دیگری مشروط بر پذیرش نام نویسی توسط فرد نامزد شده.

ترکیب هیئت مدیره
الف. حداقل پنجاه به علاوه یک درصد اعضای هیئت مدیره می بایست ساکن کشور کانادا باشند.
ب. در یک زمان، بیش از دو نفر از هر خانواده از قربانیان واجد شرایط خدمت در هیئت مدیره نیستند.

هزینه انتشار پیشنهاد برای مجمع عمومی سالیانه
عضوی که پیشنهادی را ارائه می دهد می بایست هزینه گنجاندن طرح یا هر بیانیه را در اطلاعیه مجمعی که قرار است طرح در آن ارائه شود بپردازید مگر آنکه با تصویب عادی اعضای حاضر در جلسه ارائه شده باشد.

مکان جلسات مجمع عمومی
منوط به رعایت بند ۱۵۹ (مکان جلسات اعضا) قانون، جلسات اعضا میتواند در هر مکانی در داخل کشور کانادا که از سوی هیئت مدیره تعیین شده است برگزار شود. اگر تمامی اعضایی که در چنین جلسه ای حق رای دارند موافقت نمایند، می توان آن را خارج از کشور کانادا هم برگزار کرد. به طریق دیگر هم جلسات اعضا را می توان با استفاده از هر ابزار الکترونیکی که مشمول مقررات آیین نامه موسسه است به صورت آنلاین برگزار کرد.
افراد ذی حق برای شرکت در جلسات مجمع عمومی
تنها افراد مذکور در این بند حق حضور در جلسه اعضا را دارند: اعضای موسسه، هیئت مدیره، حسابدار عمومی موسسه و افراد دیگری که طبق قانون یا اساسنامه یا آیین نامه موسسه حق شرکت در مجمع را دارند و یا ملزم به شرکت در مجمع هستند. افراد دیگر فقط در صورت دعوت رییس جلسه یا تصویب اعضا پذیرفته خواهند شد.

رییس جلسات مجمع عمومی
در صورتی که رییس یا نایب رئیس هیئت مدیره غایب باشند، هیئت مدیره یکی از مدیران را به عنوان رئیس جلسه انتخاب خواهد کرد. رییس جلسه حق رای دادن را ندارد مگر در شرایط تساوی آرا.

حد نصاب لازم برای جلسات مجمع عمومی
حد نصاب هر جلسه مجمع عمومی، هر تعدادی از اعضای دارای حق رای در مجمع عمومی است (مگر اینکه طبق قانون تعداد بیشتری از اعضا ملزم به حضور باشند).

رای گیری در جلسات مجمع عمومی
در هر جلسه مجمع عمومی، هر پرسش می بایست با اکثریت آرا اخذ شده در مورد پرسش ها تعیین شود، مگر در مواردی که در مفاد اساسنامه، آیین نامه و یا قانون تصریح شده باشد. در صورت تساوی آرا که خواه از طریق بلند کردن دست یا ورقه رای گیری یا رای گیری الکترونیکی انجام شده باشد، رییس جلسه حق رای برای شکستن تساوی خواهد داشت.

شرکت در مجمع عمومی از طریق ابزارهای الکترونیکی
اگر موسسه تصمیم بگیرد که امکانات تلفنی، الکترونیکی یا دیگر ابزارهای ارتباطی را که موجب ارتباط بهتر و کارآمدتر افراد در مجمع عمومی می شود ارائه دهد، هر فردی که حق حضور در چنین جلسه ای را دارد با استفاده از چنین وسایلی نظیر ابزارهای تلفنی، الکترونیکی یا دیگر وسایل ارتباطی به نحوی که در قانون تصریح شده باشد، میتواند در جلسه اعضا شرکت کند. شرکت هر عضو از طریق ابزار الکترونیکی به منزله حضور در جلسه مجمع عمومی تلقی خواهد شد. علی رغم مفاد دیگر این آیین نامه، هر فردی که مطابق این بند در جلسه اعضا شرکت می کند حق رای از طریق وسایل ارتباطی، تلفنی و الکترونیکی که موسسه بدین منظور مطابق قانون تهیه کرده است را دارد.

برگزاری مجمع عمومی به صورت کاملا الکترونیک
اگر مدیران یا اعضای موسسه مطابق قانون برای تشکیل جلسه فراخوان دهند می توانند بر حسب مورد تعیین کنند که جلسه همانطور که در قوانین آمده است کاملا به صورت الکترونیکی یا با تلفن و دیگر تجهیزات ارتباطی که سبب میشود تمامی شرکت کنندگان به صورت کارآمد در جلسه با یکدیگر ارتباط داشته باشند، برگزار شود.

تعداد مدیران
هیئت مدیره باید حداقل متشکل از سه و حداکثر نه مدیر باشد که هر از گاهی طبق تصویب هیئت مدیره تعیین میشوند. در صورت تقاضای موسسه، حداقل تعداد مدیران نباید کمتر از سه نفر باشد که دو نفر از آنها نیز باید بازرس یا کارمند موسسه یا موسسات وابسته باشند.

دوره تصدی مدیران
در اولین انتخاب مدیران پس از تایید این آیین نامه، یک سوم مدیران برای یک دوره سه ساله انتخاب میشوند، یک سوم مدیران برای بازه زمانی دو ساله و یک سوم مدیران برای زمان یک ساله انتخاب خواهند شد. پس از آن، به استثنای مواردی که انتخاباتی برای پر کردن یک دوره ناتمام انجام می شود، مدیران تازه برگزیده شده به مدت سه سال انتخاب خواهند شد.

فراخوان جلسه هیئت مدیره
جلسات هیئت مدیره توسط رئیس هیئت مدیره، نایب رئیس هیئت مدیره و یا دو تن از مدیران در هر زمانی می تواند اعلام شود. برای اولین جلسه موسسه بعد از تاسیس، هر یک از مدیران یا اعضای هیئت موسسان میتواند فراخوان بدهد. اگر موسسه تنها یک مدیر دارد، او می تواند به تنهایی تشکیل جلسه دهد.

اطلاعیه جلسه هیئت مدیره
اطلاعیه زمان و مکان برگزاری جلسات هیئت مدیره باید به نحوی که در بخش اطلاعیه جلسه مدیران این آیین نامه آمده است و تا هفت روز قبل از برگزاری جلسه به هر یک از مدیران داده شود. در صورت حضور تمامی مدیران و عدم مخالفت هیچ یک از آنان با برگزاری جلسه یا در صورتی که غایبین اطلاعیه را نادیده گرفته باشند یا بالعکس رضایت خود را برای برگزاری چنین جلسه ای اعلام کرده باشند، به اطلاعیه جلسه نیازی نیست. در صورتی که جلسه ای به مکان یا زمان دیگری موکول شود و در جلسه اصلی این موضوع عنوان شده باشد به اطلاعیه ی مربوط به جلسه ی معوق نیازی نیست. در اطلاعیه جلسات نیازی نیست که اهداف جلسه یا قراردادهایی که ممکن است در آن منعقد شود ذکر شود مگر اینکه در آیین نامه به گونه دیگری پیش بینی شده باشد یا در اطلاعیه جلسه مدیران مربوط به بخش ۱۳۸(۲) (محدودیت اختیارات) قانون، مواردی که باید در جلسه به آن پرداخته شود مشخص شود.

جلسات ثابت هیئت مدیره
هیئت مدیره می تواند روز یا روزهایی از ماه یا ماه های بعد را برای جلسات ثابت خود در مکان و زمانی که اعلام می کند، تعیین کند. یک نسخه از تصمیمات هیئت مدیره که در آن زمان و مکان جلسات ثابت مشخص شده است می بایست سریعا پس از تصویب برای هر مدیر ارسال شود. اما به هیچ اطلاعیه دیگری برای اینگونه جلسات ثابت نیازی نیست مگر آنکه طبق بخش (۳) ۱۳۶ قانون (اطلاعیه جلسات) نیاز باشد که هدف جلسه یا قراردادی که در آن منعقد خواهد شد، در اطلاعیه ذکر شود.

حد نصاب در جلسه هیئت مدیره
حد نصاب شرکت‌کنندگان در جلسه های هیئت مدیره،، پنجاه درصد به علاوه یک نفر از مدیران خواهد بود.

رای گیری در جلسات هیئت مدیره
در تمامی جلسات هیئت مدیره، تصمیم گیری در هر موردی که مطرح میشود بر اساس رای اکثریت خواهد بود. رییس جلسه غیر از حالتی که رای‌های موافق و مخالف مساوی بوده و رای او‌ تعیین کننده باشد، حق رای دادن نخواهد داشت.

کمیته‌های هیئت مدیران
هیئت مدیره میتواند در صورت لزوم و احساس نیاز، اختیارات و وظایف مشخصی را در چهارچوب قوانین به یک کمیته و یا هیئت مشاور تفویض کند. حدود اختیارات آنها توسط هیئت مدیره تعیین خواهد شد. چنین کمیته‌ای می تواند قواعد اجرایی خود را به صورتی که در راستای قوانین و جهت‌گیریهایی که هر از گاه توسط هیئت مدیره تعیین می گردد، صورت‌بندی کند. با مصوبه هیئت مدیره هر یک از اعضا کمیته ها می توانند حذف شوند.

تعیین ماموران اجرایی
هیئت مدیره ممکن است دفاتری را برای موسسه تعیین کند، و برای آنها مامورین اجرایی به صورت سالیانه یا دوره زمانی کوتاهتر انتخاب و وظایفشان را مشخص کند و بر اساس قوانین، محدوده قدرت اجرایی آنان را برای انجام امورات موسسه تعیین نماید. هر یک از اعضای هیئت مدیره می توانند به عنوان مامور اجرایی دفتر مربوطه منصوب شوند. مامور اجرایی لزوما از اعضای هیئت مدیره نیست مگر آنکه خلاف آن در آیین نامه قید شده باشد. تعداد دو یا بیشتری از دفاتر میتوانند توسط یک شخص اداره شوند.

مامورین اجرایی موسسه
مامورین اجرایی موسسه در صورت وجود دفتر مربوطه و انتصاب آنها دارای وظایف و قدرتهای اجرایی مربوط با سمت خود به شرح زیر هستند مگر آنکه خلاف آن بوسیله هیئت مدیره مشخص شده باشد (هیئت مدیره تحت قوانین اجرایی دارای اختیار محدود نمودن، تغییر و اضافه نمودن به این وظایف و قدرتهای اجرایی هستند):
الف. رئیس — در صورت انتصاب، می بایست یکی از اعضای هیئت مدیره باشد. رئیس، در صورتی که موجود باشد، باید جلسات هیئت مدیران و اعضا را اداره کند. رئیس در هیچ یک از جلساتی که اداره آنها را بر عهده دارد حق رای ندارد، غیر از حالتی که رای‌ها به صورت مساوی تقسیم شده باشد و رای او‌ تعیین کننده باشد. وظایف دیگر رئیس توسط اعضای هیئت مدیره تعیین میگردد.
ب. نایب رئیس — در صورت انتصاب، می بایست یکی از اعضای هیئت مدیره باشد. در صورت غیبت رئیس، عدم توانایی او، و یا خودداری وی از انجام مسئولیتش، نایب رئیس، در صورتی که موجود باشد، باید جلسات هیئت مدیران و اعضا را اداره کند. نایب رئیس در هیچ یک از جلساتی که اداره آنها را بر عهده دارد حق رای ندارد، غیر از حالتی که رای‌ها به صورت مساوی تقسیم شده باشد و رای او‌ تعیین کننده باشد. وظایف دیگر نایب رئیس توسط اعضای هیئت مدیره تعیین میگردد.
ج. مدیر اجرایی — در صورت انتصاب، مدیر اجرایی موسسه مسئول اعمال برنامه های استراتژیک و خط مشی موسسه خواهد بود. مدیر اجرایی، تابع اختیارات هیئت مدیره، نظارت کلی بر امورات موسسه را بر عهده خواهد داشت. مدیر اجرایی در صورتی که عضو هیئت مدیره باشد یا از اعضای دارای حق رای باشد میتواند به ترتیب در جلسات هیئت مدیره و یا مجمع عمومی در رای گیری شرکت کند.
د. منشی — در صورت انتصاب، موظف به شرکت در تمامی جلسات هیئت مدیره، اعضا، و کمیته‌های هیئت مدیره به عنوان منشی جلسه میباشد. منشی می بایست صورتجلسه تمام این جلسات را در بایگانی موسسه وارد کرده و یا ترتیب وارد کردن آن را بدهد. منشی در صورتی که از وی درخواست شود، موظف به ابلاغ اعلان‌ها به اعضا، مدیران، حسابدار و اعضای کمیته‌ها می‌باشد. منشی مسئول نگهداری و حفاظت از تمامی کتابها، دفاتر، اوراق، مدارک و تمامی وسایل موسسه میباشد.
ه. خزانه‌دار— در صورت انتصاب، خزانه‌دار دارای وظایف و قدرت اجرایی تعیین شده توسط موسسه خواهد بود.

سمت بلاتصدی مامور اجرایی
جز در صورت توافق کتبی که خلاف این باشد، هیئت مدیره می‌تواند هریک از مدیران موسسه را با یا بدون علت برکنار کند. جز در صورت برکناری به این طریق، مامور اجرایی تا زمان وقوع هر یک از موارد ذیل، در سمت خود باقی می‌ماند:
الف. انتصاب مامور اجرایی جانشین
ب. استعفای مامور اجرایی
ج. پایان عضویت مامور اجرایی در هیئت مدیره (چنانچه شرط لازم انتصاب وی باشد)
د. مرگ مامور اجرایی.
اگر سمت هریک از ماموران اجرایی موسسه خالی بوده یا خالی شود، اعضای هیئت مدیره می‌توانند با گذراندن مصوبه، شخصی را برای پرکردن این سمت خالی منصوب کنند.

نحوه ابلاغ آگهی
هرگونه آگهی (شامل هرگونه اطلاع یا سند)، بجز آگهی مجمع عمومی یا جلسه هیئت مدیره که به‌موجب قانون، اساسنامه، آیین‌نامه یا غیره باید به یک عضو، مدیر، مامور اجرایی یا عضو کمیته‌ای از هیئت مدیره یا به حسابدار عمومی داده میشود (اعم از ارسال، تحویل یا ابلاغ)، در صورتی به درستی داده شده است که:
الف. شخصاً به فرد داده شود، یا به نشانی ثبت‌ شده آن فرد در بایگانی موسسه ارسال شود و یا در مورد ابلاغ به یکی از اعضای هیئت مدیره به آخرین نشانی وی در آخرین آگهی ای که از سوی موسسه مطابق بخش ۱۲۸ (آگهی اعضای هیئت مدیره) یا ۱۳۴ (آگهی تغییر اعضای هیئت مدیره) فرستاده شود؛
ب. به‌وسیله پست پیش‌پرداخت یا پست هوایی به نشانی ثبت‌شده آن فرد فرستاده شده باشد؛
ج. از طریق وسایل تلفنی، الکترونیک یا سایر وسایل ارتباطی به نشانی ثبت‌شده آن فرد برای آن منظور فرستاده شده باشد؛ یا
د. در قالب یک سند الکترونیک مطابق بخش ۱۷ قانون در اختیار قرار داده شده باشد.
آگهی تحویل‌شده به یکی از انحاء فوق، هنگامی ابلاغ‌شده تلقی می‌شود که شخصاً به خود فرد یا به نشانی ثبت‌شده وی طبق مفاد فوق تحویل شده باشد؛ آگهی پست‌شده هنگامی ابلاغ‌شده تلقی می‌شود که به اداره پست تحویل داده شده باشد یا در صندوق پست عمومی قرار گرفته باشد؛ و آگهی که به صورت مرسوله یا ضبط شده باشد، زمانی ابلاغ‌شده تلقی می‌شود که جهت ارسال، به شرکت یا موسسه ارتباطی متناسب یا نماینده آن شرکت برای توزیع داده شود. منشی می‌تواند نشانی ثبت‌شده هر عضو، مدیر، مامور اجرایی، حسابدار عمومی یا عضو کمیته هیئت مدیره را مطابق با اطلاعاتی که از نظر وی قابل اعتماد تشخیص داده میشود، تغییر دهد. اعلامیه دبیر مبنی بر اینکه آگهی طبق این آیین‌نامه ابلاغ شده، کافی و مدرک قطعی مبنی بر ابلاغ آگهی مزبور خواهد بود. امضای هر یک از مدیران و یا مامورین اجرایی موسسه در هر آگهی یا سند دیگری که قرار است از سوی موسسه ابلاغ شود می‌تواند دست‌نویس، مهر شده، تایپ‌شده، چاپی یا ترکیبی از این موارد باشد.

عدم اعتبار مفاد این آیین‌نامه
عدم اعتبار یا عدم قابلیت اجرایی هر یک از مفاد این آیین نامه تاثیری در اعتبار یا قابلیت اجرای سایر مفاد ندارد.

اهمال و خطا
اهمال تصادفی در ابلاغ هرگونه آگهی به هر عضو، مدیر، مامور اجرایی، عضو کمیته هیئت مدیره و یا حسابدار عمومی، یا عدم‌ دریافت هرگونه آگهی از سوی هر یک از این اشخاص، در صورتی که موسسه آگهی مورد نظر را مطابق با آیین‌نامه‌ها ابلاغ کرده باشد، یا هرگونه خطا در هر آگهی که اثری بر محتوای آن آگهی نگذارد، اعتبار اقدام انجام‌شده در جلسه‌ای که آن آگهی به آن مرتبط بوده یا نه مبنای آن بوده را مخدوش نخواهد کرد.

میانجی‌گری و داوری
اختلاف نظرها یا مجادلات میان اعضا، مدیران، مامورین اجرایی، اعضای کمیته یا اعضای داوطلب موسسه تا حد امکان با استفاده از میانجی‌گری و یا داوری در بخشی که ناظر به فرآیند حل اختلاف این آیین‌نامه است، حل و فصل خواهد شد.

فرایند حل اختلاف
در صورتی که اختلافات و مجادلات میان اعضاء، مدیران، مامورین اجرایی، اعضای کمیته یا اعضای داوطلب موسسه ایجاد شده، که در ارتباط با اساسنامه یا آیین نامه، یا نحوه فعالیت های موسسه است در جلسات خصوصی میان طرفین حل و فصل نشود، بدون پیش داوری یا عملی که منافی حقوق اعضا، مدیران، مامورین اجرایی، اعضای کمیته، کارکنان و اعضای داوطلب موسسه که در اساسنامه، آیین‌نامه یا قوانین برشمرده شده است باشد، و به‌عنوان بدیلی برای طرح دعوا یا اقدام حقوقی از جانب شخص مربوطه، اختلاف یا مباحثه مورد نظر میتواند از طریق روند حل اختلاف ذیل حل و فصل شود:
الف. مورد اختلاف یا مجادله ابتدا به هیئت میانجیگری تسلیم می‌شود که در آن یکی از طرفین اختلاف، یک نفر را به عنوان میانجی انتخاب کرده و طرف دیگر (یا حسب مورد، هیئت مدیره موسسه) یک نفر میانجی دیگر را انتخاب میکند. سپس دو میانجی ای که به این ترتیب منصوب شده‌اند مشترکا میانجی سومی را منصوب می‌کنند. سپس این سه میانجی، در تلاش برای وساطت و یافتن راه‌حلی میان طرفین، با آنها تشکیل جلسه خواهند داد.
ب. در صورت توافق طرفین، تعداد میانجی‌ها می‌تواند از سه نفر به یک یا دو نفر کاهش یابد.
ج. اگر طرفین از طریق میانجی‌گری موفق به حل اختلاف نشوند، می بایست توافق کنند که اختلاف را به‌وسیله یک داور حل و فصل نمایند. داور مزبور نباید هیچ‌یک از میانجی‌هایی باشد که پیشتر به آنها اشاره شد؛ انتخاب داور مشمول قوانین لازم‌الاجرای استانی یا فدرالی داوری که دفتر ثبت‌شده موسسه در آن واقع شده خواهد بود، مگر آنکه طرفین اختلاف به نحو دیگری توافق کرده باشند. طرفین مجادله موافقند که تمامی مراحل و مذاکرات مربوط به داوری باید محرمانه نگه داشته شده و نمی بایست هیچ‌گونه اطلاعاتی را در این مورد افشا کنند. تصمیم داور، نهایی و لازم‌الاجراست و مشمول تجدیدنظرخواهی در خصوص مسائل مربوط به وقایع امور، قانون یا ترکیبی از این دو نخواهد بود.
تمام هزینه‌های مربوط به میانجی‌هایی که طبق این بخش منصوب می‌شوند، بصورت مساوی بین طرفین اختلاف یا مجادله تقبل خواهد شد. تمام هزینه‌های مربوط به داورانی که طبق این بخش منصوب می‌شوند، برعهده طرف‌هایی خواهد بود که ممکن است از سوی داوران تعیین شوند.

آیین‌نامه و تاریخ اجرا
طبق اساسنامه، هیئت مدیره می‌تواند با گذراندن مصوبات، هرگونه آیین‌نامه‌ای که فعالیت‌ها یا امور موسسه را مقرر می‌کند، ایجاد، اصلاح یا لغو کند. ایجاد، اصلاح، یا لغو آیین نامه، از تاریخ تصویب توسط اعضای هیئت مدیره تا زمان مجمع بعدی اعضا نافذ خواهد بود که در آنجا مجمع عمومی با صدور مصوبه عادی میتواند تغییرات آیین نامه را تایید، رد یا اصلاح کند. اگر ایجاد آیین‌نامه، اصلاحیه یا لغو آن بصورت کلی یا همراه با اصلاحاتی از سوی اعضای مجمع تایید شود، به شکل تایید شده نافذ باقی خواهد ماند. اگر آیین‌نامه، اصلاحیه یا لغو آن به مجمع بعدی اعضا تسلیم نشده یا توسط اعضای مجمع رد شود، فاقد نفوذ خواهد شد.
مفاد این بخش، بر آیین‌نامه‌ای که مستلزم مصوبه خاص اعضا طبق بخش فرعی (۱) ۱۹۷ (تغییر بنیادین) قوانین باشد، اعمال نمی‌شود، زیرا چنین آیین‌نامه، اصلاحیه یا لغوی تنها در صورت تایید اعضا نافذ خواهد بود.